La modernización institucional consiste en fortalecer la organización y gestión interna de los entes públicos para un mejoramiento en la prestación de los servicios a la ciudadanía.
Al respecto, la Ley 5525 Ley de Planificación Nacional, establece en el artículo 16 que “Los ministerios e instituciones autónomas y semiautónomas llevarán a cabo una labor sistemática de modernización de su organización y procedimientos, a fin de aumentar la eficiencia y productividad de sus actividades y con el propósito de lograr el mejor cumplimiento de los objetivos que persigue el Sistema Nacional de Planificación."
De acuerdo con lo anterior, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Mideplan) propone una serie de procedimientos y herramientas metodológicas, con el fin de promover esa modernización y eficiencia administrativa en las organizaciones que integran la Administración Pública.
REORGANIZACIONES ADMINISTRATIVAS
Una reorganización consiste en cambiar la estructura organizacional de las unidades organizacionales (dirección, departamento o unidad) y los procedimientos administrativos de una institución pública. Por lo tanto, es importante que los entes públicos consideren procesos de modernización institucional que les permita contar con una estructura flexible que facilite la toma de decisiones, la comunicación entre las diferentes dependencias de la organización y la adaptabilidad a los cambios del entorno.
Sobre este tema, el Decreto Ejecutivo 26893-MTSS-PLAN establece que la aprobación de la organización administrativa de órganos, entes y empresas públicas será competencia del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Mideplan).
Por lo tanto, en este apartado se indican los requisitos, lineamientos y normativa que regulan las reorganizaciones administrativas.
INGRESAR
MODELO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
El diseño del Modelo de Gestión Pública que se materializa en este documento, constituye un marco orientador para el mejoramiento continuo del accionar estratégico y operativo de las organizaciones públicas, la generación o incremento de su valor público para la sociedad y el desarrollo de un liderazgo que logre permear en estas el apoyo político necesario para impulsar sus agendas. Puede aseverarse que el Modelo fortalece la gobernabilidad fomentando la participación ciudadana, la responsabilidad, la eficacia y la eficiencia en la gestión pública, elementos que desarrollarán una mayor capacidad en las organizaciones públicas para la prestación de bienes y servicios de calidad y la satisfacción de los ciudadanos, mejorando así el desempeño del Estado.
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En el 2022 se realizó la actualización del Módulo de Implementación del Modelo como una estrategia que le permita a las entidades públicas alinear gradualmente su gestión al modelo de mejoramiento propuesto, lo cual coadyuvará a alcanzar la mejora continua en la gestión institucional
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Documentos relacionados
HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS
A continuación se presentan una serie de documentos que le servirán de orientación y referencia a las instituciones públicas, durante los procesos de modernización institucional y reorganización administrativa:
- Lineamientos
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Lineamientos y Macroproceso de Reorganizaciones Administrativas
El macroproceso de reorganización administrativa, es un instrumento de información que sirve de guía a las entidades públicas en sus acciones de transformación interna, con miras a modernizar y prestar un mejor servicio público.
Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas
Las organizaciones públicas costarricenses deben estar en un proceso continuo de modernización institucional y adaptación a la cambiante realidad a la que están sometidas. Las características y necesidades de sus usuarios así como el entorno en el que se desenvuelven, demandan transformaciones institucionales que permitan adaptar sus procesos, productos o servicios a las necesidades y requerimientos de la sociedad costarricense. Desde esta perspectiva, se torna indispensable la existencia de procesos de reforma institucional con ese fin.
- Guías
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Guía metodológica para la medición de cargas de trabajo en el sector público costarricense
El estudio del trabajo tiene por objeto examinar la manera como se está realizando una actividad, simplificar o modificar el método operativo para reducir el trabajo innecesario o excesivo, optimizar la utilización racional de los recursos y establecer estándares para fijar el tiempo normal para la realización de cada actividad. La valoración y medición de estas condiciones, se tornan de suma importancia en una Administración Pública preocupada por la eficiencia y eficacia de sus recursos, la transparencia, la rendición de cuentas y la calidad de los servicios públicos que se ofrecen a la ciudadanía.
INSTRUMENTO - Matriz de Medición de cargas de trabajo (.xlsx)
Guía de Reestructuración Parcial –Parcial y Total
Esta Guía tiene como propósito orientar a las Instituciones Públicas en la adecuada elaboración de los estudios técnicos que fundamentan los procesos de reorganización administrativa y operar con estructuras que contribuyan a fomentar un Estado vigoroso, eficiente y transparente.
Contiene información básica que sirve para elaborar tres tipos de informes: 1) Reorganización Total o Integral, reorganización a nivel de toda la Institución; 2) Reorganización Parcial, cuando se crea, suprime o fusiona una o varias unidades organizacionales, sin afecta a la totalidad de la Institución; y, 3) Creación, supresión o fusión de Institución o unidades organizacionales dada por Ley.
Guía de Nomenclatura para la estructura interna de las Instituciones Públicas
Este documento tiene el objeto de orientar a los funcionarios públicos en el uso de la terminología para nombrar unidades organizacionales dentro de las instituciones públicas. La Guía enlista los nombres de las unidades funcionales, que en términos genéricos componen la estructura de una institución pública. Explica cómo deben ser entendidas las unidades funcionales básicas que integran una organización, de esta forma se desea normalizar y estandarizar el uso de terminología utilizada para nombrar los componentes estructurales de su organización interna.
Guía para el Levantamiento de Procesos
Se constituye en una herramienta práctica para la elaboración, diseño y actualización de los procesos institucionales (administrativos/sustantivos), así como servir de apoyo estratégico, para coadyuvar con la mejora en la gestión institucional. De esta forma, se brindan los pasos básicos que deben seguirse para realizar un levantamiento de procesos de manera simple y concreta.
Guía para la elaboración de Diagramas de Flujo
Esta Guía contiene información básica para orientar a las instituciones públicas en la elaboración, diseño y construcción de los diagramas de flujo, los cuales representan gráficamente los procesos, procedimientos y actividades institucionales, lo que permite direccionar las actividades organizacionales hacia el cumplimiento de los objetivos tal y como estos fueron plasmados en la planificación institucional.
Guía para el Rediseño de Procesos
Esta Guía constituye de manera simple y sencilla, un instructivo sobre los pasos o etapas que deben seguirse en el diseño y rediseño de procesos de trabajo, de modo que sean estos lo que definan la manera en que opera la Institución para la prestación de los bienes y/o servicios.
Así, esta Guía proporciona los elementos técnicos necesarios para el realizar el levantamiento y rediseño de los procesos de la institución, con el fin de integrar las actividades de la entidad.
Guía de Manuales Administrativos
Este documento presenta una sencilla recopilación sobre los contenidos genéricos que deben presentar los manuales administrativos en las instituciones públicas, así, contiene información básica necesaria para orientar a las Instituciones Públicas en la elaboración y actualización de los instrumentos de organización del trabajo. Ha sido diseñado bajo un esquema de fácil consulta e interpretación, tal y como deben ser concebidos también los Manuales Administrativos.
Indica información básica acerca del concepto, objetivos, ventajas, clasificación y elaboración de los Manuales Administrativos en general, así como el contenido básico de algunos tipos de Manuales.
- Manuales
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Manual de construcción de organigramas para las estructuras de las Instituciones Públicas
Este documento brinda los elementos básicos para la elaboración y diseño de organigramas, ha sido promulgado con el propósito de dar coherencia y uniformidad a las estructuras institucionales del sector público. Siguiendo las instrucciones planteadas en esta guía, sus diferentes usuarios estarán en capacidad de visualizar la organización por medio de una representación gráfica de las unidades organizacionales, con sus relaciones de autoridad, de coordinación y los diferentes niveles de jerarquía de la organización.